Hoe pak je contractmanagement in 4 stappen aan?

In het kort:

Volgens de International Association for Contract and Commercial Managent (IACCM) kan inefficiënt contractmanagement lijden tot een ‘lek’ met een waarde van maar liefst 9% van de jaaromzet.

Dit kun je voorkomen via deze stappen. 

Stap 1: Inventarisatie, het bekijken van de huidige situatie en het ontwikkelen van de gewenste situatie; 

Stap 2: Plan van aanpak, Een realistisch plan over hoe de gewenste situatie bereikt gaat worden;; 

Stap 3: Implementatie, het plan in de praktijk brengen doormiddel van een externe werknemer, of een werknemer die al in dienst is en het op kan pakken;

Stap 4: Evalueren en professionalisering. Er is altijd ruimte voor verbetering, zo ook bij een nieuw beleid, daar draait het in deze stap om. Kijken of de implementatie heeft gewerkt, waar loopt het nog stoef en kan aan gewerkt worden.  

Waarom contractmanagement?

Volgens de IACCM (gaat voortaan onder de naam World Commerce & Conracting) kan inefficiënt contractmanagement lijden tot een ‘lek’ met een waarde van maar liefst 9% van de jaaromzet. Dit is natuurlijk niet wenselijk. Contractmanagement is een methodiek om afspraken met leveranciers duidelijk en helder te maken. Dit is anders dan contractbeheer. Contractbeheer is maar een onderdeel van contractmanagement. Door het niet of niet correct uitvoeren van contractmanagement loop je als bedrijf verschillende risico’s.

Maar hoe pak je contractmanagement dan aan?

Stap 1 Inventarisatie 

Voordat het hele proces begint is het belangrijk om de huidige status van de contracten te inventariseren. Hoeveel moet er gebeuren? Bedenk ook wie er aangestuurd gaat worden als proceseigenaar, hier zal namelijk de benodigde middelen en tijd voor vrijgemaakt moeten worden. De proceseigenaar krijgt de volgende verantwoordelijkheden: het inrichten, beheersen en het verbeteren van het nieuwe proces.

Stap 2 Plan van aanpak 

De volgende stap is het maken van een realistisch plan van aanpak. In dat plan zullen veel vragen beantwoord worden. Bijvoorbeeld de eerste vraag die gesteld zal moeten worden is of er iemand intern voor opgeleid moet worden door middel van een cursus, of dat er een externe partij voor ingeschakeld moet worden .

Ook zal er een beleid vastgesteld moeten worden voor het contractmanagement proces. Daar zullen de volgende aspecten in terug moeten komen: welke type contracten afgesloten worden, regels betreffende toekenning van contracteigendom, hoe uitzonderingen behandeld zullen worden en het meten van de prestaties en effectiviteit binnen de contracten. Op deze manier zal er een workflow ontstaan. Dit om op één lijn te liggen met alle contracten. Dit zorgt voor meer overzicht. Hieronder geef ik je nog een paar tips om rekening mee te houden:

• - Stel een workflow op voor elk type contract;
• - Gebruik e-handtekeningen. Door de tijd van onderteken te verkorten is het handig om gebruik te maken van e-handtekeningen;
• - Bewaar alle contracten op één digitaal platform;
• - Stel rapporten op om resultaten bij te houden en risico's tot een minimum te beperken;
• - Stel notificaties in voor deadlines.

Stap 3 implementatie 

Dan is het tijd om het nieuwe beleid te implementeren. In het begin zal er veel gebeuren in het kader van contractenbeheer. Alle contracten dienen geïnventariseerd en gerubriceerd te worden. Dit is veel administratief werk. Hiervoor zal criteria vastgesteld moeten worden die het belang van het contract voor de organisatie weergeven. Lees hier ook het artikel over de verschillende manieren voor contractmanagement. 

Stap 4 evalueren en professionalisering

Om het duurzaam te maken is het belangrijk dat het contractmanagement proces na invoering wordt geëvalueerd en waar nodig verbeterd. Zo haal je het maximale uit een goed werkend systeem. 

Na het lezen van dit artikel weet je met welke stappen je het implementeren van contractmanagement in jouw bedrijf kan aanpakken. Beginnend bij het bekijken van de huidige situatie, een gewenste situatie schetsen en hier een passend plan van aanpak bij maken om deze vervolgens te kunnen implementeren.